Seneka EBYS

SENEKA Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)


İşletmenizde her gün işlem gören binlerce belgenin kontrolü gerçekten elinizde mi? Verimlilikten karlılığa kadar pek çok faktörün hıza ve hata yapmamaya bağımlı olduğu dijital dönüşüm çağında, dolaşımda bulunan ya da arşivlenen belgelerin kaybolmaları veya belgeleri kimlerin oluşturduğu, düzenlediği, üzerlerinde değişiklik yaptığı, onayladığı gibi bilgilere ulaşılamaması işletmeler açısından kritik sonuçlar doğurabilir.


EBYS ile kullanılan ve dijital olarak arşivlenen belgelerinizin takibini kolayca gerçekleştirebileceğiniz gibi, e-imza ve KEP (Kayıtlı E-Posta) işlevleri sayesinde belge aktarımı ve onay süreçlerinizi hızlandırabilir ve hata oranlarını önemli ölçüde azaltabilirsiniz.




İş Zorlukları

  • Kurumumuzda dijital olarak arşivlenen belgeleri bulmakta zorlanıyoruz. Belgelerin  kolayca bulunmasını sağlamak mümkün müdür?
  • Personel değişikliği durumunda yeni personelin gerekli belgelerin tümüne erişmesi konusunda zorluk yaşıyoruz. Bir pozisyonla ilgili tüm belgeleri bir arada tutabilir miyiz?​
  • Belge akışı süreçlerini etkin biçimde takip edemiyoruz. Kurumsal belge akışını daha kolay takip edilir hale getirebilir miyiz?​
  • Kamu kurumlarıyla birlikte çalışırken resmi belgeleri posta yoluyla göndermek ve/veya kargolamak çok zaman alıyor. Kamuyla ilişkilerimizi daha efektif biçimde gerçekleştirmenin bir yolu var mıdır?


EBYS ile Avantajlarınız

  • Seneka EBYS’nin gelişmiş arama fonksiyonları sayesinde dijital olarak arşivlenen belgeler kolayca bulunabilir ve fiziksel olarak arşivlenen dokümanların arşiv bilgileri takip edilebilir.
  • EBYS’nin kolay kullanılabilir elektronik arşiv yapısıyla göreve yeni başlayan personeller pozisyonlarıyla ilgili geçmiş belgelere kolayca ulaşabilir ve standart belge süreçlerine hızlıca adapte olabilir.
  • Seneka EBYS ile belgeleri kimlerin oluşturduğunu, görüntülediği, üzerlerinde değişiklik yaptığı, onayladığı ve aktardığına dair bilgiler zaman detayıyla birlikte takip edilebilir.
  • Seneka EBYS, kamuyla ve diğer şirketlerle iletişimi kolaylaştıran e-imza ve KEP (Kurumsal Elektronik Posta) mekanizmalarının yanı sıra kurum içi iletişim için kullanılabilecek elektronik onay mekanizmasına sahiptir. Kurum içine, diğer şirketlere ve kamuya yapılan belge aktarımları EBYS üzerinden KEP ile pratik biçimde gerçekleştirilebilir.


Özellikler & Ayrıntılar

TBMM, T.C. Sağlık Bakanlığı, T.C. Gümrük ve Ticaret Bakanlığı başta olmak üzere pek çok kamu kurumu, belediyeler ve üniversiteler tarafından tercih edilen Seneka EBYS’nin özel sektör işletmelerine sunduğu başlıca avantajlar;


  • Kamu gerekliliklerine uyum: Seneka EBYS kamuyla iş yapan ve iletişim kuran işletmelerin ihtiyaç duyduğu E-İmza ve KEP (Kayıtlı E-posta) mekanizmalarına sahiptir ve E-Yazışma standartlarına uygun belgeler oluşturulmasını mümkün kılar.
  • Şablon belgeler: Seneka EBYS’nin geniş şablon oluşturma seçenekleriyle pek çok kullanıcı tarafından yaygın olarak kullanılan belgeler için (izin formları vb.) standart kurumsal şablonlar oluşturulabilir.
  • Kolay belge onaylama: Seneka EBYS sistemi üzerinden belgelere Java yazılımı gerekmeksizin tek tıklamayla paraf, elektronik onay ve e-imza atılabilir.
  • Kolay belge gönderme: Hazırlanan belgeler kurum içine ve dışına güvenli biçimde gönderilebilir. Belgelerin doğru ve yetkili kişilere ulaştığından emin olunur.
  • Etkin arşiv ve arama işlevleri: Belgeler dijital olarak arşivlenebilir ve dijital arşivdeki belgeler EBYS’nin ayrıntılı arama modülü sayesinde ihtiyaç anında hızlıca bulunabilir. Bunun yanı sıra fiziksel olarak saklanan belgelerin arşiv bilgileri takip edilebilir.
  • Geniş kapsamlı entegrasyon: Seneka EBYS kurumsal insan kaynakları yönetimi, CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) ve ERP (kaynak yönetimi) sistemleriyle entegre olabilir.
  • Çoklu platform desteği: EBYS’nin masaüstü, dizüstü, tablet bilgisayarlar ve akıllı telefonlar gibi pek çok farklı platform üzerinden kullanılmasını sağlayan masaüstü, web, iOS ve Android uygulamaları mevcuttur.
  • Kullanıcı yetkilendirme: Seneka EBYS, belgelerin Gizli / Çok Gizli gibi gruplara ayrılmasına olanak tanır. Belgelere hangi kullanıcıların erişebileceği kişi ve departman bazında yetkilendirme yapılarak önceden belirlenebilir.
  • Belgelere not ekleme: Oluşturulan / düzenlenen belgelere çeşitli notlar eklenebilir. (Onay notu, ret notu, şerh notu, değişiklik notu, dağıtım notu, arşiv notu vb.)
  • Kapsamlı belge güvenliği: EBYS’de işlem gören ve arşivlenen belgeler veri tabanında tutulduğundan, sistem yöneticileri dahi eğer yetkilendirilmezlerse belgelere erişemez ve onları görüntüleyemezler.
  • Görev Yönetimi: EBYS’de belgelerle ilişkili veya tamamen bağımsız olarak görevler atayabilir, işlerin zamanında yapılmasını sağlayabilirsiniz.